Змінено правила організації діловодства та архівного зберігання

Із 27 квітня 2022 року набрав чинності наказ від 21.04.2022 № 1581/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».

Відповідно до цього наказу внесено такі зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5:

1. Згідно з новим визначенням поняття «служба діловодства» виконання завдань і функцій служби діловодства установи може бути покладено на її уповноважену особу (тобто не обов’язково створювати структурний підрозділ).
2. Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи, контроль за оформленням на належному рівні документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.
3. Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства, яка розробляє та затверджує розпорядчим документом інструкцію з діловодства установи, де регламентуються питання організації діловодства в паперовій та електронній формах.
4. Актуалізовано нормативні посилання, зокрема на Національний класифікатор управлінської документації (НК 010:2021); ДСТУ 4163-2020; Кодекс України з процедури банкрутства. Зазначено, що оформлення, датування, погодження та затвердження організаційно-розпорядчих документів здійснюється згідно з вимогами Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 № 55.
5. Конкретизовано порядок зазначення найменування установи на документах:
   - скорочене найменування (за наявності) повинно відповідати найменуванню, яке міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, та розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа;
   - найменування установи вищого рівня зазначається в скороченому вигляді, якщо немає офіційно визначеного скорочення – повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування всіх установ вищого рівня;
   - на бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації;
   - найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу установи зазначається в разі, якщо вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи.
6. У документах слова «Ініціали (ініціал імені), прізвище» заміняються словами «Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ»; «реєстраційно-контрольна картка» – «реєстраційно-моніторингова картка»; «об’єднання громадян» – «громадські об’єднання».
7. Обов’язковому датуванню та підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і внесення його до справи).
8. Передбачено візування проєктів нормативно-правових актів, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатків до них керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності). Передбачено візування проєктів наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) та додатків до них залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності), бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ (крім працівника кадрової служби, який створив документ, та його керівника).
9. Деталізовано порядок дій:
   - у разі надсилання документа в паперовій формі з однаковим змістом одночасно кільком установам (підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи – автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії);
   - у разі коли за зміст документа (актів, фінансових документів тощо) несуть відповідальність кілька осіб (документи підписуються двома або більше посадовими особами, до того ж їх підписи розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб);
   - у разі підписання спільного документа кількома особами, які обіймають однакові посади (підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ (за їх наявності).
10. Деталізовано вимоги щодо формування тексту документа, зокрема:
    - текст складається із вступної, мотивувальної та заключної частин: вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна – обґрунтування позиції установи, заключна – висновки, пропозиції, рішення, прохання;
    - текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено; інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно;
    - документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження; під час складання документів вживається діловий стиль.
11. Деталізовано вимоги щодо посилання в тексті документа на документ:
    - посилання в тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться в такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа; у разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначаються такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром  нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади;
    - посилання в тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів нормативно-правового акта робиться цифрами; порядкові номери частин статей, абзаців і речень – словами; посилання в тексті нормативно-правового акта на цей документ або його структурні одиниці – з використанням вказівного займенника «цей».
12. Деталізовано вимоги щодо засвідчення копії документа:
    - напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис»;
    - напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності).
13. Поряд із забороною надсилання або передавання документів без їх реєстрації в службі діловодства заборонено одночасне проходження (надсилання) одного й того самого документа в електронній та паперовій формі.
14. Конкретизовано порядок дій служби діловодства у разі:
    - відсутності додатків, зазначених у документі, окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, розшифрування підпису особи, яка здійснила запит;
    - реєстрації документів (зокрема, реєстрацію документів проводить централізовано служба діловодства, а структурні підрозділи установи реєструють створені ними доповідні та службові записки);
    - організації передачі документів та їх виконання (зокрема, документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено; якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, після його реєстрації служба діловодства організовує виготовлення необхідної кількості примірників).
15. Значно розширено перелік нормативних документів, на підставі яких здійснюється контроль (моніторинг) за виконанням передбачених документами завдань, та скореговано порядок складання номенклатури справ.
16.  Деталізовано вимоги щодо зберігання документів:
    - особові справи керівного складу та працівників підприємств, установ та організацій зберігаються за основним місцем роботи;
    - оригінали нормативно-правових актів зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо – за місцем створення.
17. Деталізовано вимоги щодо вилучення документів:
    - заборонено вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності;
    - якщо до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – НАФ), включено 100 справ, а також документи «Для службового користування», такі документи знищують шляхом невідновлюваного подрібнення чи спалювання або іншим способом.
18. Деталізовано вимоги щодо архівного зберігання документів:
    - під час оформлення справ, що підлягають архівному зберіганню, після закінчення діловодного року до титульних аркушів справ вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на титульних аркушах змісту підшитих документів (зміст документів справи відображається в заголовку чітко, стисло, узагальнено, без втрати конкретних характеристик об’єкта описування);
    - якщо окремі справи треба залишити в структурному підрозділі для поточної роботи, за письмовим зверненням керівника структурного підрозділу архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування на строк до трьох місяців;
    - у разі припинення територіального органу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади шляхом ліквідації, реорганізації та створення міжрегіонального (міжобласного) територіального органу архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради, документи з кадрових питань (особового складу) – трудовому архіву, а документи, не завершені в діловодстві, передаються новоствореному органу.

P. S. У період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ).