Електронний документообіг з ОП

Як діяти роботодавцю, який хоче впровадити на підприємстві електронний документообіг з охорони праці. Абетка законодавства та рекомендації Держпраці.

Види електронного документообігу

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (стаття 5 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон про електронні документи).

Електронний документообіг – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів (стаття 9 Закону про електронні документи).

Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері (стаття 13 Закону про електронні документи).

Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження. Якщо автор та адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезна-ходженням (для фізичних осіб – місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці (стаття 11 Закону про електронні документи).

Нормативна база з питань електронного документообігу у сфері діловодства.

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.

2. Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.

3. Наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5:

• Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання;
• Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
• Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів;
• Вимоги щодо найменування файлів електронних документів;
• Вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів;
• Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів;
• Вимоги до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання;
• Вимоги щодо найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання;
• Вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ;
• Вимоги щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ.

4. Постановою КМУ від 17.01.2018 № 55:

• Типова інструкція з документування управлін­ської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну;
• Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.

5. Порядок використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затверджений постановою КМУ від 19.09.2018 № 749.

6. Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці, затверджений наказом Міністерства економіки України від 28.10.2021 № 839-21.

7. ДСТУ 4163-2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-­розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 № 55, встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі Секретаріатом КМУ, центральними органами виконавчої влади, їх територіальними органами, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим. Ця типова інструкція визначає:

• порядок проходження електронного документа з моменту його створення або одержання і до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу установи;
• загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;
• оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.

Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 17.01.2018 № 55, визначає загальні засади організації юридично значимої взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі.

Статтю повністю читайте в Кабінеті охорони праці та Журналі № 7/2022 .