Електронний документообіг: вирішуємо проблемні питання

Компанія «МАДЕК» запросила журнал та представників Держ­праці оцінити роботу впровадженої на підприємстві системи електронного документообігу, зокрема, в частині функціонування системи управління охороною праці. Розповідь про такий «аудит» буде, без сумніву, цікавою усім, хто планує перейти на електрон­ний документообіг з охорони праці.

Компанія «МАДЕК» з 1991 року працює на ринку, пов’язаному із створенням та сервісним обслуговуванням систем альтернативного, резервного незалежного енергозабезпечення. Вона є генеральним дистриб’ютором заводу FG WILSON на території України та здійснює повну підтримку дизель-генераторних та газових установок FG WILSON протягом усього циклу: від їх реалізації до експлуатаційної підтримки.

Загальна кількість реалізованих під ключ об’єктів:

• дизельні генератори – понад 3 550 шт. (потужністю понад 420 500 кВА);
• газопоршневі та біогазові електростанції – 21 шт. (потужністю 20 985 кВА);
• джерела безперебійного живлення – понад 200 шт.(потужністю понад 12 300 кВА).

Центральний офіс компанії «МАДЕК» та виробнича база розташовані у Бучі Київської області, є представництва в Одесі, Дніпрі та Львові. Середньооблікова чисельність працівників – 120 осіб. Підприємство надає широкий спектр послуг: від розробки технічних умов та проєктної документації, продажу, монтажу, уведення в експлуатацію до сервісного технічного обслуговування, віддаленої диспетчеризації та моніторингу енергетичного обладнання. Виробничий персонал розподілений по департаментах: енергетичних рішень, сервісу та оренди, спеціальних проєктів, комплексних рішень, проєктному та виробничому. Є сектор управління якістю та авторизований навчальний центр FG WILSON, де технічні фахівці компанії двічі на рік проходять навчання.

Отже, питання охорони праці для компанії, у якій виконуються роботи підвищеної небезпеки, є дуже актуальними.

Сьогодні в усіх сферах господарської діяльності в Україні активно впроваджують електронний документообіг.

Поштовх до електронного осучаснення сфери охорони праці надав Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці, затверджений наказом Міністерства економіки України від 28.10.2021 № 839-21 (далі – Порядок № 839). Але цей нормативний документ не конкретизує питання, пов’язані з практичною реалізацією електронного документообігу, зокрема паритету електронних та паперових документів з охорони праці.

ТОВ «Науково-виробниче підприємство «МАДЕК» (далі – компанія «МАДЕК»), що працює у сфері впровадження систем незалежного енергозабезпечення (експлуатації дизель-генераторних установок) та розвитку ІТ-технологій, зіткнулося з проблемами під час упровадження електронного документообігу у своїй виробничій діяльності.

За допомогою щодо вирішення цих питань до редакції журналу «Охорона праці» звернулась керівниця служби охорони праці компанії «МАДЕК» Наталія Довгопол. 15.07.2022 за ініціативою редакції журналу було організовано зустріч директора виконавчого компанії «МАДЕК» Олексія Царенка з представниками Держпраці – директором  департаменту з питань безпеки праці Держ­праці Олександром Ігнатовим та заступником директора департаменту – начальником відділу з питань безпеки праці у металургії, машинобудуванні та енергетиці департаменту з питань безпеки праці Держпраці Павлом Бєлоусовим. Саме вони безпосередньо опікуються розробленням нормативно-­правових актів, пов’язаних з упровадженням електронного документообігу у сфері охорони праці. В обговоренні взяли участь головний редактор журналу Дмитро Матвійчук, його заступник Микола Федоренко та Наталія Довгопол.

Під час зустрічі представники компанії «МАДЕК» поділилися досвідом, набутим під час упровадження електронного документообігу на виробництві. А фахівці Держпраці за результатами зустрічі намітили шляхи для подальшої розробки та вдосконалення нормативно-­правових актів у сфері електронного документообігу.

Діджиталізація

У компанії впроваджено систему управління організації праці на базі напрацювань японської фірми «Toyota», яка передбачає горизонтальну структуру взаємовідносин замість традиційної вертикальної системи управління. Директор виконавчий компанії «МАДЕК» Олексій Царенок розповів, як підприємство прийшло до діджиталізації.

У 2014 році перед керівниками постало питання про підвищення ефективності організації праці в компанії. Зокрема, у сфері бухгалтерського обліку та податкової звітності. Паралельно до паперового було застосовано електронний документообіг бухгалтерських документів та податкової звітності – на базі програмного продукту «1С» та месенджерів «Tеlegram», «Viber». Було розроблено електронну систему моніторингу та диспетчеризації Маdek Flex, за допомогою якої вирішуються усі питання організації та оптимізації виробничого процесу.

Так, управління виробництвом та зворотній зв’язок у компанії є централізованими, відбуваються в електрон­ній формі та не залежать від місця перебування працівника. Ознайомитися з розпорядчими документами та пов’язаною з їх виконанням інформацією можна за допомогою файлового документа у поштовій скриньці «Tеlegram», «Outlook».

Керівники підрозділів фіксують виявлені на виробництві проблемні питання в електронному фотозвіті в чаті «Виробництво», створеному на базі месенджера «Viber». Із ним ознайомлюються працівники, які зобов’язані оперативно вжити заходів щодо вирішення проблемних питань. Після їх розв'язання в групу надсилають зворотній фотозвіт. Із нього має бути видно, що проблеми вирішено та обладнання функціонує в нормальному режимі.

Окрім того, електронна система передбачає можливість здійснювати одночасно приймання товарів (комплектуючих деталей) на склад та їх видачу на виробництво (на електронних накладних-заявках чітко зазначається «на виробництво» або «на склад»), що дає змогу скоротити час на проведення складських операцій та заздалегідь прогнозувати потрібні матеріальні запаси для оперативного виконання заявок, не створювати невиправданих складських залишків та упередити «роздування» штату. Такий підхід надає змогу всім учасникам реалізації договірних зобов’язань бачити в онлайн-­режимі готовність та узгодженість на кожному етапі виконання замовлення. Усім виконавцям діяти синхронно і завчасно готуватися до виконання своєї частини заявки. У системі моніторингу та диспетчеризації Маdek Flex здійснювати постійний моніторинг технічного стану обладнання, його робочих параметрів та витрат робочого часу обслуговуючого персоналу.

Особливістю цієї системи є те, що електронний цифровий підпис працівника компанії «МАДЕК», який використовується в електронному документообігу підприємства, відрізняється від електронного підпису його як фізичної особи. Тому, якщо працівник звільнився з компанії, немає проблем несанкціонованого доступу до електронної системи.

Два роки епідемії коронавірусу підтвердили правильність вибраного керівниками компанії шляху. Переваги електронного документообігу були особливо відчутні в умовах, коли Бучу окупували російські війська. Ураховуючи, що попит під час окупації на роботу дизель-генераторів став шалений, підприємство не припиняло своєї роботи ні на мить, і в цьому заслуга функціонування в режимі 24/7 програмної системи Маdek Flex.

Статтю повністю читайте в Кабінеті охорони праці  та журналі № 9/2022

Передплати КАБІНЕТ ОХОРОНИ ПРАЦІ або Електронну версію журналу "Охорона праці" та підтримай бійців ЗСУ

Акції на передплату у 2023 році

• 5% знижки на передплату КАБІНЕТУ ОХОРОНИ ПРАЦІ на 2023 рік

Деталі акції

• 10% - 20% знижки на комплект 2в1 "Журнал «Охорона праці» друкований + електронний"

З кожної передплати КАБІНЕТУ ОХОРОНИ ПРАЦІ та ЕЛЕКТРОННОЇ версії журналу "Охорона праці" ми перерахуємо 20% на допомогу бійцям ЗСУ та тероборони.