Цифрова трансформація безпеки: зміни, які працюють

Як АТ «Укрпошта» впроваджує інновації в охороні праці та створює нову культуру безпеки.

У сучасному світі безпека праці вже давно перестала бути лише набором нормативів і паперових журналів. Укрпошта демонструє новий підхід: упровадження інноваційних цифрових рішень у сфері охорони праці, що вже сьогодні суттєво поліпшують умови праці, мінімізують ризики та сприяють культурі безпеки в усіх куточках України. «Ми інвестуємо не лише в інфраструктуру, а й у людей. І тому охорона праці для нас – це не формальність, а реальні дії. Цифрові інструменти допомагають нам бути ближчими до кожного працівника незалежно від регіону чи посади», – заявляє Ігор Смілянський, генеральний директор АТ «Укрпошта».

SafetyCulture – цифрове серце безпеки

Управління охорони праці безпосередньо впроваджує програму цифровізації безпекового напряму в діяльності компанії. Із 2024 року було запущено декілька ключових ініціатив, які мають на меті вивести охорону праці на якісно новий рівень. Однією з головних цифрових інновацій стала мобільна платформа SafetyCulture (iAuditor). Вона дає змогу проводити аудити безпеки, формувати звіти, аналізувати дані та повідомляти про інциденти з мобільного телефона.

Аудит безпеки – це процес, який оцінює стан здоров’я працівників та безпеку робочого середовища. Цей інструмент ми впровадили у другому півріччі 2024 року як новий метод проведення інспекцій на робочих місцях. До того часу фахівці служби охорони праці здійснювали стандартні перевірки у структурних підрозділах компанії. Якщо виявляли порушення чи зауваження – складали приписи та направляли їх відповідальним особам на виконання. Цей процес потребував багато часу, паперу та був не надто ефективним.

Починаючи з другого півріччя 2024 року ми змінили наш підхід до перевірок, упровадивши аудити безпеки. До цього процесу залучили фахівців служб охорони праці в регіональних підрозділах, керівників структурних підрозділів, технічні служби. Під час проведення аудитів безпеки оцінюється:

• навченість і поінформованість працівника щодо безпечного виконання робіт і дій в аварійних ситуаціях,
• забезпеченість спецодягом та ЗІЗ;
• стан здоров’я працівників;
• наскільки безпечно вони виконують роботу;
• стан будівель і споруд, забезпеченість санітарно-побутовими умовами.

АТ «Укрпошта» є національним оператором поштового зв’язку України, з лютого 1994 року ми надаємо поштово-логістичні, фінансові та торгові послуги нашим клієнтам в усіх куточках України.

Ми поліпшуємо нашу інфраструктуру та логістику, впроваджуємо нові проєкти і процеси, змінюємо також і підхід до безпеки праці в компанії.

Наші регіональні підрозділи умовно розподілені на 5 макрорегіонів:

Центральний регіон (Київська, Чернігівська, Черкаська, Житомирська області), Північний регіон (Сумська, Полтавська та Харківська області); Південний регіон (Одеська, Миколаївська, Вінницька, Чернівецька, Хмельницька та Херсонська області), Західний регіон (Волинська, Львівська, Закарпатська, Івано-Франківська, Рівненська та Тернопільська області), Східний регіон (Донецька, Запорізька, Дніпропетровська та Кіровоградська області). У кожному з регіональних підрозлів у нас діють логістичні центри, відділення поштового зв’язку, технічні підрозділи та служба охорони праці.

Інструмент застосовувався з використанням Google Forms: інформація консолідувалась у вигляді презентації з візуалізацією аналітичних даних для щомісячних звітів керівникам. Упровадження мобільної платформи SafetyCulture стало одним із перших проєктів цифрової трансформації в системі охорони праці Укрпошти. Ідея з’явилась як відповідь на потребу швидкого збору польових даних та усунення «паперової тяганини» під час аудитів безпеки. Реалізація почалася з ретельного аналізу аналогів на ринку, після чого ми обрали саме SafetyCulture – за зручний інтерфейс, гнучкі налаштування та можливість інтеграції з наявними аналітичними системами компанії.

Пілотний запуск відбувся в Київській, Одеській та Дніпропетровській областях. Уже в перші тижні було помітно: фахівці з охорони праці стали проводити аудит удвічі швидше, а кількість виявлених дрібних, але критичних порушень збільшилася – не тому, що їх стало більше, а тому, що їх нарешті почали системно фіксувати. «Ми змінили підхід до аудиту як процесу – тепер це не формальність, а управлінський інструмент», – зазначила Ревука Алла, регіональний менеджер з охорони праці Південного регіону.

Переваги платформи SafetyCulture: ваш моніторинг безпеки завжди під рукою

• Аудити без паперу: створення чек-листів, фото- та відеофіксація, електронні підписи, миттєва генерація звітів.
• Повідомлення про інциденти: швидке реагування та фіксація ситуацій у реальному часі.
• Інтеграція з аналітикою: отримання даних для прийняття управлінських рішень щодо зон підвищеного ризику.

SafetyCulture дає нам змогу вийти за межі звичних перевірок. Ми бачимо ризики там, де раніше не звертали уваги. І найголовніше – ми можемо швидко реагувати.

Управління охорони праці виступило методологічним центром проєкту, розробивши шаблони чеклистів*, регламенти та процедури обміну даними. До тестування й адаптації інструменту залучили фахівців з охорони праці Київської, Одеської та Дніпропетровської областей, а також керівників логістичних центрів – для забезпечення зворотного зв’язку. На основі їхніх зауважень внесено зміни у структуру чек-листів, спрощено формулювання індикаторів, оптимізовано періодичність та спосіб фіксації результатів (вручну / в електронній формі).

Для впровадження інструменту та забезпечення його сталого функціонування було підготовлено внутрішні нормативні документи, серед яких:

• положення про порядок проведення аудитів охорони праці;
• регламент фіксації та ескалації інцидентів через мобільну платформу;
• аналіз зібраних даних;
• шаблони чек-листів для аудитів відповідно до типу об’єкта (логістика, транспорт тощо).

На базі досвіду використання SafetyCulture у 2025 році Укрпошта формує власне модульне рішення в корпоративному мобільному застосунку з функціями контролю безпеки, аналітики та електронної взаємодії.

Корпоративний застосунок Укрпошти – це універсальний мобільний застосунок, створений для внутрішнього користування працівниками. Він уже використовується для:

• доступу до службових повідомлень і новин;
• цифрової взаємодії з HR (відпустки, довідки, графіки);
• реєстрації робочого часу, чергувань, логістики;
• участі в навчанні (зокрема, мікронавчання та відеоінструктажі);
• доступу до персоніфікованих документів (накази, оцінки, перевірки тощо).

У 2025 році у застосунку буде створено новий модуль «Охорона праці», який міститиме такі функції.

1. Проведення аудитів (інспектування)
   – можливість обрати чек-лист;
   – провести аудит на місці (з фото, коментарями);
   – автоматично зберегти та передати результати до централізованої системи аналітики.
2. Аналітика та звіти. Керівники мають доступ до дашбордів: кількість аудитів, частота виявлення порушень, динаміка виконання заходів.
3. Цифрова взаємодія:
   – працівники можуть отримувати сповіщення про результати перевірки;
   – відповідати на зауваження, підтверджувати усунення порушень (із фотофіксацією);

Костянтин Костерін, начальник Управління охорони праці АТ «Укрпошта»

Konstantin Kosterin
Digital transformation of security: changes that work
How JSC Ukrposhta is introducing innovations in occupational safety and creating a new culture of security.

In today's world, occupational safety has long ceased to be just a set of standards and paper journals. Ukrposhta is demonstrating a new approach: the implementation of innovative digital solutions in the field of occupational safety, which are already significantly improving working conditions, minimizing risks, and promoting a culture of safety throughout Ukraine. “We invest not only in infrastructure, but also in people. That is why occupational safety for us is not a formality, but real action. Digital tools help us to be closer to each employee, regardless of region or position,” says Ihor Smelyansky, CEO of Ukrposhta JSC.

Статтю повністю читайте в Журналі "Охорона праці" № 9/2025 або КАБІНЕТІ ОХОРОНИ ПРАЦІ.